Ketua DPP LDII Rully Kuswahyudi telah memberikan materi keprotokolan dalam Rapat Koordinasi Nasional DPP LDII di Grand Ballroom Minhajurrosyidin, Jakarta, pada Minggu (22/9). Rulli mengingatkan bahwa keprotokolan merupakan standar serangkaian aktivitas yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi.
Keprotokolan ini biasanya meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan terhadap seseorang. Hal ini tetap harus disesuaikan dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau di dalam masyarakat.
Ketua DPP LDII Sosialisasikan Keprotokolan
Rully Kuswahyudi juga menjelaskan terkait pengetahuan mengenai tata cara penyambutan tamu yang diperlukan untuk menunjukkan LDII sebagai organisasi profesional. Ini termasuk dalam hal melaksanakan kegiatan resmi organisasi.
Beliau menuturkan bahwa dengan profesionalisme yang terlihat dari pelaksanaan suatu acara resmi, maka kegiatan tersebut bisa menjadi kebanggaan bagi warga LDII dan rasa nyaman yang dapat dirasakan oleh tamu undangan.
1. Faktor Manajemen Pra-acara
Menurut Rully, setiap kegiatan LDII ini merupakan cermin atau wajah yang terlihat oleh umum. Hal tersebut karena faktor manajemen pra-acara perlu persiapan matang.
Ketua DPP LDII juga meminta para peserta Rakornas untuk menyampaikan materi terkait pengelolaan acara tersebut hingga pada level pimpinan anak cabang (PAC). Ini merupakan struktur organisasi terbawah.
Keteraturan dalam menggelar acara menurut Rulli, akan menunjukkan LDII melakukan penataan organisasi.
2. Undangan Resmi harus Lewat Surat
Terkait surat menyurat, Rulli juga mengungkapkan undangan resmi harus lewat surat. Contohnya, harus memikirkan maksud dan tujuan undangan tersebut.
Dirunya menegaskan agar surat tersebut dikawal dan dipastikan sampai pada tamu yang akan diundang, Bahkan, juga perlu menyertakan kontak orang yang dapat dihubungi.
Dalam penulisan surat undangan, wajib memperhatikan cara penulisan jabatan, nama, dan alamat, tidak boleh sampai salah ejaan. Sementara itu, Rulli juga mengingatkan tanggung jawab dalam mengelola surat menyurat itu.
Beliau mengungungkap bahwa perlu koordinasi antar pengurus. Hal ini dilakukan agar tidak dibebankan ke sekretariat saja.
Pengiriman surat baik itu secara fisik atau daring juga harus terus dipantau dan surat memiliki alamat penerima yang jelas. Hal ini termasuk tanda terima surat sebagai bukti status tersebut sampai di mana, dan terus amati responnya.
3. Penataan Tempat Duduk
Sementara itu, untuk penataan tempat duduk, Rulli juga menerangkan bahwa panitia acara perlu mengetahui urutan tingkatan pejabat sesuai dengan tata letak tempat. Hal ini agar Sobat Cahaya Islami tidak salah menempatkan kursi.
Panitia juga harus menunjuk petugas yang menempelkan nama pejabat di kursi. Hal ini agar kursi tidak ditempati orang yang berhak duduk pada kursi itu.
Jadi memang perlu pengawalan ketat terhadap tamu agar bisa sampai pada kursinya dengan nyaman, sehingga tamu merasa diperhatikan. Terkait posisi ideal dalam menyambut tamu, tentu Rulli mengingatkan posisi penyambut tamu berada di sisi kanan atau sisi kiri tamu kehormatan yang datang.
Hal penting lainnya yaitu pemasangan bendera untuk acara resmi. Di mana panitia nantinya perlu memperhatikan posisi bendera negara diletakkan di sebelah kanan mimbar, sedangkan bendera LDII berada di sisi kiri.
4. Pembacaan Al Quran
Berikutnya, mengenai urutan acara, yang pertama adalah pembacaan Al Quran. Lalu, wajib menyanyikan lagu nasional, setelahnya dibuka oleh Master Ceremony (MC).
Urutan tersebut akan dilanjutkan dengan acara pokok, baru ditutup dengan doa. Sementara itu, penutup acara diakhiri dengan foto bersama.
Rulli juga mengingatkan, pada saat sesi foto bersama antar pengurus dan tamu undangan, tidak saling berebut posisi. Tujuannya untuk menunjukkan rasa hormat kepada pejabat berwenang.
Dirinya mengingatkan tidak menghadirkan matahari kembar. Hal ini artinya tidak semua pejabat memberikan sambutan.
Urutan acara tersebut diupayakan harus sederhana tidak bertele-tele. Sambutan saat pembukaan juga dilakukan mulai dari urutan tertinggi berdasarkan aturan protokoler.
Selain itu, tamu terhormat diusahakan tidak melakukan pengulangan naik-turun panggung. Keberlangsungan acara ini harus terkoordinasi antara Floor Director (FD), MC, dan Runner.
Ketiganya juga berada dalam area panggung utama, di mana bekerja mengatur keseluruhan acara. Sementara itu, untuk MC panitia juga harus bisa membuat cue-card yang berisi susunan acara. Jadi, tidak menggunakan handphone atau kertas besar.
Selain itu, Ketua DPP LDII juga mengungkapkan untuk bisa mengurangi pergerakan petugas konsumsi saat acara berlangsung, seluruh meja peserta diisi konsumsi seperti air serta snack.
